Masalah tampilan excel yang terpotong ketika diprint seringkali dihadapi oleh banyak orang. Cara print excel agar tidak terpotong sebenarnya cukup mudah bahkan dengan cara ini hasil print bisa lebih rapi secara tampilan.
Ada kalanya file excel memang harus diprint menjadi dokumen fisik. Jika tampilannya terpotong tentu akan menjadi masalah. Semua itu karena data yang dibutuhkan tidak bisa ditampilkan dengan lengkap. Excel sendiri sebenarnya sudah menyediakan beberapa cara agar print excel tidak terpotong.
Daftar Isi
Alasan Print Excel Selalu Terpotong
Sebelum mengetahui cara print excel agar tidak terpotong, para pengguna excel harus mengetahui lebih dulu. Apa penyebab tampilan excel selalu terpotong jika di print. Sebenarnya, alasannya sangat sederhana dan mungkin tidak terduga.
Pada dasarnya, excel didesain dengan tampilan yang memanjang ke samping dan ke bawah. Jumlah dari kolom yang bisa ditampilkan sangat banyak bahkan bisa dikatakan tidak terhingga.
Tidak heran, jika semua kotak yang ada di excel tidak bisa muncul dalam satu tampilan dan dibuat memanjang. Hal inilah yang menyebabkan dokumen terpotong ketika di print.
Karena, jika para pengguna hanya menggunakan fitur print biasa. Dokumen yang dicetak hanya bagian yang tampil di layar saja. Sedangkan, bagian lain yang tidak ada ditampilan tidak ikut tercetak.
Cara Print Excel Agar Tidak Terpotong
Seperti yang disebutkan sebelumnya, sebenarnya excel sendiri sudah memiliki fitur agar hasil print tidak terpotong. Namun, para pengguna yang mungkin tidak tahu dan kurang familiar.
Berikut adalah berbagai cara agar hasil print data excel tidak terpotong. Selain itu, tampilannya bisa lebih rapi sesuai dengan yang diharapkan:
1. Seleksi Area Cetak
Cara pertama yang bisa dilakukan oleh para pengguna adalah dengan menyeleksi area yang ingin dicetak. Excel punya fitur blok untuk memilih bagian yang ingin digunakan pada dokumen.
Fitur ini juga berfungsi untuk menyeleksi area ketika ingin mencetak dokumen excel. Untuk lebih jelasnya, berikut adalah cara untuk memanfaatkannya:
- Buka file excel yang ingin dicetak.
- Jika belum ada, buka lembar baru excel dan susun data yang perlu dicetak.
- Sorot blok pada bagian data yang sudah ditulis atau yang ingin dicetak.
- Klik dari kolom paling ujung dan tarik sampai seluruh blok menutupi bagian data yang ingin dicetak.
- Kemudian, pilih opsi ‘File’ pada menu bar.
- Pada sub opsi yang muncul, klik opsi ‘Print’.
- Para pengguna bisa mengatur tampilan dokumen lebih lanjut pada jendela pengaturan yang keluar berikutnya.
- Setelah tampilan dokumen sesuai dengan yang diinginkan. Klik ‘Print’ maka dokumen akan mulai dicetak.
Dengan cara ini mencetak excel menjadi lebih efektif. Karena selain tidak terpotong, para pengguna bisa memilih bagian mana yang akan dicetak dan mana yang tidak perlu dicetak.
2. Pisahkan Halaman Terlebih Dahulu
Cara print excel agar tidak terpotong adalah dengan memisahkan halaman yang akan diprint lebih dulu. Excel memiliki fitur yang disebut dengan ‘Page Break’.
Fungsi fitur excel tidak jauh berbeda dengan word. Yaitu untuk memisahkan halaman agar bisa diedit sendiri. Fitur ini bisa dimanfaatkan untuk print halaman secara lengkap dengan cara di bawah ini :
- Buka dokumen excel yang ingin di print pada lembar baru.
- Kemudian, pilih opsi ‘Tata Letak’ atau ‘Page Layout’ yang ada di menu bar bagian atas.
- Pada opsi Tata Letak, pilih fitur pemisah halaman atau ‘Page Break’.
- Untuk memastikan halaman benar-benar terpisah, klik ‘Insert Page Break’ agar halaman yang sama di dokumen bisa terpisah.
- Setelah dokumen terpisah, para pengguna bisa menekan opsi print dan memilih halaman yang sudah dipisahkan untuk dicetak.
Sebagai catatan, jika para pengguna menggunakan cara ini. Mouse pada tampilan excel harus diarahkan pada halaman selanjutnya. Dengan begitu, sistem bisa mengenali bagian halaman mana yang harus dipisahkan.
3. Atur Kembali Orientasi Halaman
Jika data yang akan dicetak memiliki tabel yang cukup panjang dan harus nampak di hasil cetak. Maka, alternatif yang bisa dilakukan untuk membuat data tercetak lengkap adalah dengan mengubah orientasi halaman.
Secara default, dokumen di excel maupun word akan dicetak dalam orientasi portrait. Karena itu, perlu diubah menjadi landscape agar tabel mendapatkan ruang lebih. Cara untuk mengubahnya adalah sebagai berikut:
- Pilih dokumen yang akan dicetak dan buka pada lembar yang baru.
- Pilih opsi ‘Page Layout’ atau Tata Letak.
- Ubah bagian orientasi pada opsi Page Layout dengan mengklik opsi ‘landscape’.
- Tunggu beberapa saat sampai perubahan tampilan dokumen dilakukan.
- Setelah tampilan berubah menjadi landscape, klik ‘Print’ pada Menu Bar.
Dokumen kemudian akan dicetak dalam tampilan landscape. Tabel panjang yang dibutuhkan di dalam data pun tidak akan terpotong dan bisa ditampilkan dengan lengkap.
4. Atur Tampilan Berdasarkan Ukuran Kertas yang Digunakan
Jika ingin mencetak dokumen sudah seharusnya tampilannya menyesuaikan ukuran kertas yang akan digunakan. Para pengguna bisa mengatur agar data di excel dicetak sesuai dengan ukuran kertas melalui pengaturan ukuran kertas.
Berikut adalah cara untuk mengatur hasil print excel dengan mengatur ukuran kertas yang digunakan :
- Buka dokumen excel yang ingin dicetak.
- Pilih opsi ‘Page Layout’ yang ada di dalam menu ‘View’.
- Klik pada opsi ‘Paper’.
- Lalu pilih ukuran kertas untuk mencetak dokumen dari pilihan yang ada.
- Klik pilihan ukuran kertas, kemudian tunggu sampai excel menyesuaikan tampilan data dengan ukuran kertas.
- Jika semua data yang diperlukan sudah masuk ke dalam kertas, selanjutnya tinggal mengklik tombol ‘Print’.
Jika para pengguna kurang puas dengan penyesuaian yang dilakukan oleh excel pada ukuran kertas. Maka, para pengguna bisa mengaturnya sendiri di pengaturan dokumen sebelum dicetak.
Baca juga 3 Cara Merapikan Tabel di Excel secara Otomatis Tanpa Ribet
5. Manfaatkan Opsi Pratinjau
Cara print excel agar tidak terpotong yang paling efektif adalah menggunakan fitur pratinjau. Fitur ini memiliki tujuan agar para pengguna bisa lebih mudah mengecek data. Semua data akan ditunjukkan pada opsi ini agar bisa dicek.
Ternyata tampilan opsi pratinjau ini bisa langsung diprint. Berikut adalah cara agar bisa mencetak tampilan opsi pratinjau pada excel :
- Klik buka pada dokumen excel yang akan diprint.
- Pilih opsi ‘File’ pada bagian menu bar.
- Klik opsi ‘Preview dan Pratinjau’ yang ada pada pilihan.
- Tampilan pratinjau akan muncul di layar.
- Periksa tampilan pratinjau dan pastikan sudah sesuai dengan kebutuhan.
- Lanjutkan dengan klik ‘Print’ pada tampilan pratinjau tersebut.
Dengan begitu, hasil cetak dokumen excel akan sama dengan tampilan pratinjau. Data pun bisa dicetak dengan lengkap tanpa ada bagian yang terpotong.
Berbagai cara print excel agar tidak terpotong di atas bisa menjadi solusi bagi para pengguna. Dengan langkah di atas, tidak ada lagi dokumen atau tabel yang tidak lengkap karena terpotong ketika di print.
