Informasi mengenai cara menggabungkan file Word ke PDF, akhir-akhir ini dicari cukup banyak orang. Terutama bagi pelajar dan pekerja yang aktivitasnya sering melibatkan file-file Word. Seperti file catatan rapat, bahan presentasi, laporan keuangan, dan data penting lainnya.
Adakalanya file-file Word yang akan dibagikan kepada pihak lain memerlukan proses penggabungan sekaligus beberapa file agar lebih praktis. Akan tetapi, penggabungan file Word biasanya dianggap cukup sulit dilakukan.
Salah satu penyebabnya adalah karena proses ini dilakukan secara manual, yaitu dengan menyalin semua konten dan menempelkannya. Cara ini jelas menyita banyak waktu, apalagi jika terdapat banyak file yang perlu diproses.
Namun, jangan khawatir, artikel ini akan menginformasikan cara menggabungkan beberapa file Word menjadi satu sekaligus ke bentuk PDF. Pastikan cara ini akan mempersingkat waktu yang dipergunakan untuk menggabungkan file Word.
Nilai Lebih File dalam Format PDF
Sebelum mengetahui cara menggabungkan file Word ke PDF, sebaiknya ketahui dahulu apa kelebihan dari PDF. Dengan begitu, dapat diketahui alasan mengapa file Word perlu diubah dahulu ke dalam bentuk PDF sebelum digabungkan.
PDF adalah kata yang tidak asing di dunia komputer yang merupakan singkatan dari Portable Document Format. Teknologi pemformatan file ini menjadi format paling umum yang digunakan untuk berbagi file atau berkas kerja.
Format ini memiliki fungsi membuat dan menyimpan file dua dimensi, seperti teks dan grafik vektor. Berikut adalah beberapa kelebihan format PDF:
1. File PDF Aman
Jika disimpan dalam format PDF, file akan memiliki tampilan read-only. Jadi Artinya, file hanya bisa dibaca namun tidak bisa diperbaharui atau diedit secara langsung.
Bagi si pemilik file, hal ini tentu merupakan suatu keuntungan. Pihak lain bisa mengedit file ini jika menggunakan aplikasi khusus. Tentunya akan rumit untuk memperoleh aplikasi ini.
PDF juga dapat dilindungi dengan kata sandi. Pengguna akan dengan senang hati memilih opsi ini jika hendak membagikan berkas PDF ke internet. Hanya pihak-pihak tertentu yang dapat membuka file tersebut. Tentunya dengan menggunakan kata sandi yang diberikan oleh pemilik file.
2. Tampilan File Konsisten di Semua Perangkat
Bagi pengguna yang sudah mengetahui cara menggabungkan file Word ke PDF, seharusnya kelebihan format PDF yang satu ini pun sudah diketahuinya. File yang sudah diformat dalam bentuk PDF akan terlihat sama seperti aslinya.
Tampilan yang sama pun akan terlihat di semua perangkat. Contohnya, jika membuka suatu file PDF di ponsel, file tersebut akan terlihat sama persis jika dibuka di komputer.
3. Dapat Mengkompresi Berkas Berukuran Besar
PDF juga memungkinkan penggunanya untuk melakukan kompresi berkas atau file yang berukuran besar. Dengan begitu, file tidak akan mengambil banyak memori.
Walaupun berukuran besar, proses kompresi dapat dilakukan dengan cepat. Selain itu, file yang dikompresi pun tidak turun kualitas isinya. Tidak mengherankan jika banyak yang memilih untuk menyimpan file dalam format PDF.
4. Nyaman dan Mudah Digunakan
Tidak sedikit yang sudah membuktikan bahwa file PDF mudah digunakan. Selain itu, juga dapat diakses oleh siapa pun yang mengetahui cara mengaksesnya. Apalagi, file dengan format PDF dapat dibaca oleh semua sistem operasi komputer.
Hal inilah yang membuat PDF nyaman digunakan ketika hendak melakukan transfer berkas dari satu perangkat ke perangkat lain. PDF pun merupakan pilihan untuk berbagi informasi secara online dengan mudah dan praktis.
Cara Menggabungkan File Word ke Format PDF
Dengan mengetahui cara menggabungkan file Word ke PDF, banyak pekerjaan yang terkait dengan penyajian data dari file Word akan terselesaikan dengan baik. Jika dua cara ini dianggap terlalu ribet, sebaiknya dicoba dulu. Banyak yang sudah memperoleh manfaatnya.
Sebenarnya sekarang cukup banyak situs web yang menyediakan layanan edit file. Situs-situs ini biasanya juga memiliki layanan untuk menggabungkan beberapa file. Namun, jika menggunakan situs layanan ini, disarankan untuk terlebih dahulu menyatukan file ke dalam bentuk PDF.
Tujuan penyatuan file ke dalam PDF tersebut adalah agar tidak ada pihak ketiga yang dapat merusak file Word. Berikut adalah penjelasan untuk menggabungkan file Word ke format PDF secara online di laptop atau PC.
1. Cara Menggabungkan File Word Menggunakan Microsoft Word
Cara menggabungkan file Word ke PDF yang pertama adalah dengan menggunakan Microsoft Word. Jadi, file-file Word sebenarnya dapat digabungkan secara offline. Cara ini tentu saja tidak memerlukan koneksi dengan internet.
Cara ini pun sangat efisien untuk dilakukan di Microsoft Word. Jika file sudah tergabung menjadi satu, barulah file bisa diubah ke format PDF. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu diterapkan:
- Bukalah Microsoft Word di laptop atau PC.
- Klik tab “Insert”.
- Pilih menu bertuliskan “Object” dan “Text from File”.
- Selanjutnya, klik “Files” jika ingin segera memilih file yang ingin digabungkan.
- Tekan dan tahan CTRL jika ingin memilih lebih dari satu file lalu klik “Insert”. Dengan langkah ini, beberapa file Word akan bergabung dengan rapi.
- Jika file–file yang akan digabung sudah dipilih, simpan semua menjadi file
- Buka situs PDF online dan convert file-file Word yang tadi telah digabungkan.
- Perlu diperhatikan bahwa metode ini hanya dapat digunakan untuk Word 2007 dan versi yang lebih baru.
Baca juga Cara Membuat Text Box di Word dengan Template dan Manual
2. Cara Menggabungkan File Word Menggunakan Smallpdf
Cara menggabungkan file Word ke PDF berikutnya adalah dengan memanfaatkan Smallpdf. Situs web Smallpdf ini telah dinyatakan resmi dan legal.
Pada situs ini terdapat banyak fitur yang berkaitan dengan file PDF. Contohnya adalah penggabungan dan convert. Ikuti langkah-langkah berikut dengan sabar dan teliti:
- Pastikan sudah melakukan perubahan format Word ke PDF dengan cara menyimpan
- Pilih opsi bertuliskan simpan sebagai PDF, dari Microsoft Word.
- Kunjungi situs Smallpdf.com di browser Bisa juga digunakan PC jika tidak memiliki laptop.
- Muncul halaman utama berisi fitur dari Smallpdf.
- Pilih opsi “Menggabungkan PDF”.
- Unggah file sebanyak yang diinginkan. Caranya cukup klik opsi bertuliskan pilih file.
- Lalu, klik tulisan gabungkan file yang dilanjutkan dengan teks bertuliskan pilih opsi.
- Nanti akan muncul konfirmasi lagi untuk memastikan kebenaran file Word yang ingin digabungkan.
- Bisa tambahkan atau hapus file jika belum sesuai.
- Jika sudah sesuai, klik “Gabungkan PDF”.
- Tunggu beberapa saat hingga proses konversi dan unduh file
- Klik opsi bertuliskan unduh jika proses penggabungan file sudah selesai.
- Simpan file dalam perangkat.
File seperti skripsi atau naskah buku seringkali dibuat dalam file Word yang berbeda-beda. Tujuannya adalah mempermudah proses pengeditan. Tujuan lain adalah pemilik file dapat mengakses data dalam file tersebut tanpa harus menggulir banyak halaman.
Namun, untuk alasan kepraktisan, semakin banyak orang ingin mengetahui cara menggabungkan file Word ke PDF. Alasan lain adalah karena teks dalam format PDF lebih nyaman dibaca. Selain itu, file berformat PDF juga memungkinkan tampilan file tidak mudah berubah ketika dibaca.
Ketika di-print, tampilan file juga terlihat lebih rapi kalau sudah diubah menjadi bentuk PDF. Jika masih bingung bagaimana cara menggabungkan file Word ke format PDF, tentunya informasi dalam artikel ini dapat diandalkan.
